Verwijsbrieven: ingescand of origineel?

In de Richtlijn Verslaglegging (juni 2014) staat in Bijlage 2 ‘Relevant wet- en regelgeving’ onder c) dossierplicht het volgende opgenomen: ingescande verwijsbrieven voldoen en het origineel hoeft niet bewaard te blijven.

Over deze regel is discussie ontstaan.

De juridische status van een elektronisch dossier is niet anders dan die van een papieren dossier. Omdat er geen vormvereiste in de wet is opgenomen, luidt de hoofdregel dat een ingescand dossier volstaat. Er hoeft dus geen papieren versie bewaard te worden naast een elektronische versie. Vanuit een oogpunt van medische geheimhouding en de bescherming van de (kwaliteit van de) opgeslagen patiëntgegevens is het zelfs wenselijk dat er geen schaduwdossiers bestaan. In het algemeen mogen immers niet meer gegevens worden verzameld (en bewaard) dan noodzakelijk is voor een goede hulpverlening aan de patiënt.

Er is echter een uitzondering op die hoofdregel voor belangrijke originele documenten. Nadat die gescand zijn, doet men er goed aan om die apart te bewaren. Soms kan het ook verstandig zijn om belangrijke informatie uit gescande documenten over te nemen in het digitale dossier. In de praktijk echter zal dat bij een oefentherapiepraktijk zelden voorkomen.

Het advies is om van verwijsbrieven ook het origineel te bewaren. Het komt voor dat bijvoorbeeld zorgverzekeraars hier nog naar kunnen vragen. Zorgverzekeraars kunnen hierover een bepaling opnemen in hun contract met de oefentherapeut.

De Richtlijn Verslaglegging is inmiddels aangepast aan dit nieuwe inzicht. Ga naar de pagina OPLEIDING & KWALITEIT / Richtlijnen & Protocollen om de nieuwste versie te downloaden.